Frequently Asked Questions

1. Ist eine Zertifizierung Voraussetzung für die EPM Teilnahme?
2. Bringt die Zertifizierung einen Vorteil?
3. Müssen zertifizierte Träger an EPM teilnehmen?
4. Ist EPM eine Alternative zur Zertifizierung?
5. Welche und wie viele Schulungen finden statt?
6. Wie viele Schulungen muss man besuchen, um einen Vorteil bei der Antragstellung zu haben? Wie viele darf man besuchen?
7. Wie lange dauern die Schulungen?
8. Kosten die Schulungen etwas?
9. Können mehr als 2 Personen pro Träger an den Schulungen teilnehmen?
10. Gibt es Teilnahmevoraussetzungen bei den Schulungen?
11. Werden die Schulungsunterlagen veröffentlicht?
12. Können nicht zertifizierte Träger die Schulung C6 „Audit und Projektmanagementhandbuch in ESF-Projekten“ besuchen?
13. Nach welchen Systemen sind die ESF-Träger zertifiziert laut der Trägerbefragung 2006?
14. Was ist der Unterschied zwischen den Arbeitshilfen von A-Z zum ESF-Check up?
15. Was ist der Unterschied zwischen den Arbeitshilfen von A-Z und den Schulungen?
16. Gibt es Downloads zur selbständigen Weiterbildung?
17. Bekommt man auch ein Zertifikat, wenn man ausschließlich E-learning betreibt?
18. Bis wann ist die ESF-Hotline aktiv?
19. Gesamtlaufzeit von EPM?
20. Wie sind die regionalen Arbeitskreise in EPM eingebunden?
21. Wird in EPM eine Entbürokratisierung voran getrieben?
22. Gibt es eine Darstellung von Best-Practice Beispielen als Orientierung bei der Projektsteuerung für ESF-Träger?
23. Warum ist eine bundeseinheitliche Regelung im ESF nicht möglich?
24. Kann das inhaltliche Monitoring im ESF verstärkt werden?
25. Nehmen VertreterInnen der L-Bank an den EPM-Schulungen teil, um einen Wissenstransfer in beide Richtungen zu gewährleisten?
26. Wird es klarere Vorgaben für die Arbeit der Regionalen Arbeitskreise wie beispielsweise verpflichtende Geschäftsordnungen geben?
27. Wer hat die Nachfolge des ESF-Scouts als Beratungsteam in Baden-Württemberg übernommen?
28. Werden Kooperationsprojekte in der neuen Förderphase wichtiger?
29. Wie sieht das neue Förderprogramm für Baden-Württemberg aus?
30. Im Rahmen der ESF-Mittelabrechnung müssen personenbezogene Daten an die L-Bank weitergeleitet werden (z.B.: Lohnkonten, Unterhaltsbescheide, ALG II-Bescheide). Ist dies laut datenschutzrechtlichen Bestimmungen zulässig?
31. Kann man Sachzuwendungen für MitarbeiterInnen bei der Abrechnung von ESF-Projekten zum Bruttolohn hinzurechnen? Oder müssen die Bruttolohn-Angaben um die Sachzuwendungen gekürzt werden?
32. Ist es möglich, wenn in einem Projekt höhere Einnahmen als geplant eingehen, auch die Kosten im gleichen Umfang zu erhöhen (z.B. für Werbung oder Fortbildung)?
33. Ist es innerhalb eines ESF-Projektes möglich Leistungen an Teilnehmende anderer ESF-Projekte als Honorarmittel in Rechnung zu stellen?
34. Können bei einem Änderungsantrag bisher eingesetzte Eigenmittel komplett durch Erlöse ersetzt werden?

 

1. Ist eine Zertifizierung Voraussetzung für die EPM Teilnahme?
An EPM können alle ESF-Träger des Ministeriums für Arbeit und Soziales teilnehmen. Das Schulungsprogramm ist auf unterschiedliche Zielgruppen ausgelegt und kann von den Trägern entsprechend ihrer Bedarfe bzw. Betriebserfordernisse gewählt werden.

 

2. Bringt die Zertifizierung einen Vorteil?
Es gibt eine unaufhaltsame Entwicklung bei allen Geldgebern und Kostenträgern, ihre Entgeltleistungen oder Zuschüsse perspektivisch an die Träger zu vergeben, die nachgewiesen über ein Qualitätsmanagementsystem verfügen. Die Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege verwenden unterschiedliche Qualitätsmanagementsysteme. Das derzeit über alle Branchen hinweg vergleichbare Bewertungssystem ist die DIN EN ISO 9001:2000.
Eine Zertifizierung ist immer ein Vorteil, weil das Prozedere zur Zertifizierung wesentliche Prozesse im Unternehmen reflektiert, beschreibt, ihre Umsetzung überprüft, Schwachstellen aufzeigt und durch Verbesserungsmöglichkeiten einen Beitrag zur Wertschöpfung des Trägers leistet.
Weitere Auskünfte und Erfahrung im Aufbau und der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems erhalten Sie bei Ihrem Spitzenverband.

 

3. Müssen zertifizierte Träger an EPM teilnehmen?
Die Teilnahme an EPM bringt allen ESF-Trägern Vorteile. Für zertifizierte Träger werden spezielle Schulungen entwickelt. Die Teilnahme orientiert sich an dem Bedarf der Träger und dient zur Verbesserung der Professionalisierung im Projektmanagement von ESF-Trägern.

 

4. Ist EPM eine Alternative zur Zertifizierung?
Nein. EPM ist keine Alternative zur Zertifizierung. Allerdings wird im ESF-Antragsformular nach einer Zertifizierung des Trägers gefragt. Hier kann die Teilnahme an EPM-Schulungen angegeben werden.
Darüber hinaus kann das EPM-Projekt nicht alle Voraussetzungen dafür schaffen, dass beim Träger ein wirksames Projektmanagement aufgebaut, eingeführt, beschrieben, angewandt und laufend verbessert wird. EPM umfasst nämlich keine Besuche vor Ort, sondern bietet ein Schulungsprogramm an. EPM ist aber ein guter Einstieg in ein systematisches Projektmanagement.
Weitere Auskünfte und Erfahrung im Aufbau und der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems erhalten Sie bei Ihrem Spitzenverband.

 

5. Welche und wie viele Schulungen finden im neuen EPM statt?
Es gibt Grundlagen-, Fach- und Projektmanagement-Schulungen. Die Inhalte reichen von Angeboten für ESF-EinsteigerInnen bis hin zu Profi-Angeboten im Risikomanagement und Multiprojektmanagement. Neu hinzugekommen sind Schulungen zu Monitoring und Zielüberprüfung. Die Mehrzahl der Seminare finden mit EDV-Unterstützung statt. Im November wird voraussichtlich das Schulungsprogramm für 2009 erscheinen – unser Newsletter wird Sie rechtzeitig darauf hinweisen.

 

6. Wie viele Schulungen muss man besuchen, um einen Vorteil bei der Antragstellung zu haben? Wie viele darf man besuchen?
Ein Zertifikat zum Nachweis der Qualifizierung bei der Durchführung von ESF-Projekten bekommt ein Träger nach jedem Besuch einer EPM-Schulung. Es gibt keine Teilnahme-Begrenzung pro ESF-Träger bei den Schulungen. Im Anmeldeverfahren werden Anmeldungen in der Reihenfolge ihres Eintreffens berücksichtigt.

 

7. Wie lange dauern die Schulungen?
Die Schulungen sind ein- oder zweitägig mit zeitlichem Abstand zwischen den beiden Schulungstagen, in der Regel ganztägig von 9.30 bis ca. 17.00 Uhr. Übernachtungen fallen nicht an.

 

8. Kosten die Schulungen etwas?
Die Teilnahme bei den EPM-Schulungen kann leider nicht mehr kostenfrei erfolgen. Es wird eine Schulungsgebühr in Höhe von 65 Euro für eine eintägige und von 120 Euro für eine zweitägige Schulung erhoben. Die Gebühr ist in der neuen Förderphase förderfähig – bitte beachten Sie dies bei Ihrer Antragstellung im Rahmen Ihrer Fortbildungskosten!

Die Teilnahmegebühr wird sofort nach Rechnungsstellung ohne Abzüge zur Zahlung fällig. Der Versand erfolgt per Post unmittelbar nach dem Besuch der Schulung. Eine Stornierungen Ihrer Anmeldung (telefonisch oder per Mail) ist bis zu fünf Werktage vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei möglich. Bei einer Absage innerhalb von vier Werktagen vor Seminarbeginn (dabei wird der Tag des Seminarbeginns nicht mitgerechnet) oder einem unentschuldigten Fehlen am Schulungstag stellen wir Ihnen die volle Seminargebühr in Rechnung. Dies gilt selbstverständlich nicht bei Benennung eines Ersatzteilnehmers/einer Ersatzteilnehmerin.

Die Teilnahmegebühr umfasst das Programmangebot, Veranstaltungsunterlagen, Mittagessen und Pausengetränke.

 

9. Können mehr als 2 Personen pro Träger an den Schulungen teilnehmen?
Die Teilnahme-Begrenzung pro ESF-Träger bei den Schulungen ist aufgehoben.

 

10. Gibt es Teilnahmevoraussetzungen bei den Schulungen?
Jede EPM-Schulung richtet sich an einen speziellen TeilnehmerInnenkreis, den Sie den Schulungsbeschreibungen entnehmen können. Darüberhinaus kann jeder/jede sich für die Schulung entscheiden, von der er/sie meint, sie würde ihm/ihr nützen.

 

11. Werden die Schulungsunterlagen veröffentlicht?
Nein, die Grundlagen für die Schulungen erhalten Sie zu Beginn oder im Verlauf der Veranstaltung selbst .

 

12. Können nicht zertifizierte Träger die Schulung C6 „Audit und Projektmanagementhandbuch in ESF-Projekten“ besuchen?
Für die Teilnahme an der EPM-Schulung C6 „Audit und Projektmanagementhandbuch in ESF-Projekten“ ist die Zertifizierung nicht zwingend erforderlich. Es empfiehlt sich allerdings, wenn Sie ohne Zertifizierung an der C6 Schulung teilnehmen wollen, die Teilnahme an der Schulung C5 „QM-Einführung“. Die EPM-Schulung C6 ist so aufgebaut, dass sie eine Einführung ins QM bietet und den Zusammenhang von Projektmanagement und QM aufzeigt.

Weitere individuelle Auskünfte erhalten Sie unentgeltlich von:
Bernhard Bosch
07542 - 20876
0172 – 766 20 70

 

13. Nach welchen Systemen sind die ESF-Träger zertifiziert laut der Trägerbefragung 2006?
Die Befragung, die 2006 im Rahmen des EPM-Projektes durchgeführt wurde, weist darauf hin, dass das am weitesten verbreitete Zertifizierungssystem unter den ESF-Trägern die DIN EN ISO ist: ca.75% der zertifizierten Träger, die an der Befragung teilgenommen haben, sind nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Andere verwendeten Systeme sind z.B. EFQM und AZWV (spezifisch im Bereich Weiterbildung).

Das Ergebnis der Zertifizierung ist, dass 22% der Träger schon zertifiziert sind und weitere 29% derzeit eine Zertifizierung anstreben.

 

14. Was ist der Unterschied zwischen den Arbeitshilfen von A-Z zum ESF-Check up?
Die Arbeitshilfen von A-Z werden im Rahmen von EPM als praktische Hilfsmittel bei der Durchführung von ESF-Projekten erarbeitet. Sie enthalten beispielsweise Vorlagen, die ein ESF-Träger für die eigene Projektdurchführung anwenden kann. Sie bilden den 3. Teil des Projektmanagement-Handbuches für ESF-Projekte. Teilweise werden Sie als Arbeitsmaterialien in den Schulungen verwendet. Alle Arbeitshilfen von A-Z sind unter dem entsprechenden Stichwort nach und nach unter www.esf-epm.de abrufbar.
Der ESF-Check up ist eine Möglichkeit, das eigene Projektmanagement zu überprüfen und Mängel zu erkennen. Es dient als Anleitung zur Verbesserung der Projektmanagementkompetenz der ESF-Träger.

 

15. Was ist der Unterschied zwischen den Arbeitshilfen von A-Z und den Schulungen?
Die Arbeitshilfen von A-Z werden im Rahmen von EPM als praktische Hilfsmittel bei der Durchführung von ESF-Projekten erarbeitet. Sie enthalten beispielsweise Vorlagen, die ein ESF-Träger für die eigene Projektdurchführung anwenden kann. Sie bilden den 3. Teil des Projektmanagement-Handbuches für ESF-Projekte. Alle Arbeitshilfen von A-Z sind unter dem entsprechenden Stichwort nach und nach unter www.esf-epm.de abrufbar. Sie behandeln auch Themen, die über die Schulungsthemen hinaus gehen.
Die Arbeitshilfen werden thematisch passend zu den Schulungen erarbeitet und dort teilweise als Arbeitsmaterialien verwendet. Die Schulungen werden ausgewählte ESF- Themen vertiefen und praxisnah das Projektmanagement von ESF-Projekten vermitteln. Mit Hilfe der Arbeitshilfen kann man über Downloads das eigene Projektmanagement weiter professionalisieren.

 

16. Gibt es Downloads zur selbständigen Weiterbildung?
Auf der Projekthomepage unter www.esf-epm.de können das Projektmanagement-Handbuch und die dazugehörigen Arbeitshilfen von A-Z heruntergeladen werden. So können im Selbststudium bestimmte Fragestellungen vertieft und mit Hilfe von praktischen Vorlagen, Tabellen, etc. bearbeitet werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit über die ESF-Hotline nicht beantwortete Fragestellungen per Mail an das EPM Team zu senden und von dort innerhalb von drei Werktagen eine Antwort zu bekommen.

 

17. Bekommt man auch ein Zertifikat, wenn man ausschließlich E-learning betreibt?
Im Rahmen von EPM werden Zertifikate ausgestellt, um die Teilnahme an den Schulungen zu bestätigen.

 

18. Bis wann ist die ESF-Hotline aktiv?
Die ESF-Hotline ist während der gesamten Projektlaufzeit bis zum 31.12.2009 aktiv.

 

19. Gesamtlaufzeit von EPM?
Das neue EPM-Projekt läuft bis 31.12.2009.

 

20. Wie sind die regionalen Arbeitskreise in EPM eingebunden?
Mitglieder der regionalen Arbeitskreise konnten an den Kick off Veranstaltungen teilnehmen und sich über EPM informieren. Die EPM-Schulungen selbst sind nur für ESF-Träger des Ministeriums für Arbeit und Soziales.

 

21. Wird in EPM eine Entbürokratisierung voran getrieben?
Im Rahmen von EPM wurde eine Forum eingerichtet, welches von der Fondsverwaltung geleitet wird. In diesem Forum sind alle wichtigen ESF-Akteure, wie Fondsverwaltung, L-Bank, ESF-Scout, Vertreter der beteiligten Verbände und Vertreter der ESF-Träger vereint. Innerhalb dieses Gremiums können von allen Vertretern offene Fragestellungen des ESF in Baden-Württemberg eingebracht und einer Lösung zugeführt werden.

 

22. Gibt es eine Darstellung von Best-Practice Beispielen als Orientierung bei der Projektsteuerung für ESF-Träger?
Die Fondsverwaltung hat eine solche Darstellung erarbeitet, diese können Sie sich im Download-Bereich des Ministeriums für Arbeit und Soziales herunterladen („Good Practice in ESF-Projekten - Ausgezeichnete ESF-Projekte der Förderperiode 2000 – 2006“, PDF, 2,2 MB).

 

23. Warum ist eine bundeseinheitliche Regelung im ESF nicht möglich?
Bund und Länder haben eigene Operationelle Programme. Fondsverwaltungen können innerhalb des Rahmens der EU-Verordnung und der jeweiligen Haushaltsordnungen eigene Regelungen treffen.

 

24. Kann das inhaltliche Monitoring im ESF verstärkt werden?
Die Fondsverwaltung sah in diesem Punkt ein Defizit in der letzten ESF-Phase, das sie gerne beheben möchte. Das inhaltliche Monitoring soll in der neuen Förderphase 2007-2013 einen größeren Stellenwert bekommen. Das neue Monitoring-System soll voraussichtlich Ende Oktober 2008 von der L-Bank freigeschaltet werden.

 

25. Nehmen VertreterInnen der L-Bank an den EPM-Schulungen teil, um einen Wissenstransfer in beide Richtungen zu gewährleisten?
Die L-Bank hat an ausgewählten Schulungen teilgenommen. Außerdem wird die L-Bank bereits während der Schulungsentwicklung bei offenen Fragen hinzugezogen und steht den DozentInnen beratend zur Seite. Darüber hinaus bieten die Forumssitzungen eine Plattform für den Austausch von Problemstellungen, die in den Schulungen aufgetreten sind.

 

26. Wird es klarere Vorgaben für die Arbeit der Regionalen Arbeitskreise wie beispielsweise verpflichtende Geschäftsordnungen geben?
Die Regionalen ESF-Arbeitskreise haben sich Geschäftsordnungen gegeben und auf der Grundlage des Operationellen Programms Baden-Württemberg sogenannte regionale Arbeitsmarktstrategien erarbeitet und veröffentlicht. Aus diesen wurden jeweils die Schwerpunkte abgeleitet, die den Förderrahmen für die regionalen Projektanträge darstellen.

 

27. Wer hat die Nachfolge des ESF-Scouts als Beratungsteam in Baden-Württemberg übernommen ?
Seit November 2008 gibt es ein neues Beratungsangebot für den ESF in Baden-Württemberg. Im Auftrag des Ministeriums für Arbeit und Soziales berät das esf-team die regionalen Arbeitskreise, Projektträger und nicht zuletzt das Ministerium selbst in Fragen der ESF Umsetzung. Zum esf-team gehören die Lawaetz-Stiftung aus Hamburg, das Institut für Sozialökonomische Strukturanalysen (SÖSTRA) aus Berlin und das Institut für Angewandte Wirtschaftsforschung (IAW) aus Tübingen.

 

28. Werden Kooperationsprojekte in der neuen Förderphase wichtiger ?
Die Fondsverwaltung meldet, dass die Relevanz von Kooperationsprojekten in der neuen Förderphase gleich bleibt.

 

29. Wie sieht das neue Förderprogramm für Baden-Württemberg aus?
Das Operationelle Programm für Baden-Württemberg ist von der Homepage des Ministeriums für Arbeit und Soziales abrufbar (www.esf-bw.de).

 

30. Im Rahmen der ESF-Mittelabrechnung müssen personenbezogene Daten an die L-Bank weitergeleitet werden (z.B.: Lohnkonten, Unterhaltsbescheide, ALG II-Bescheide). Ist dies laut datenschutzrechtlichen Bestimmungen zulässig ?
Gemäß § 28 Absatz 1 Nr. 2 des Bundesdatenschutzgesetzes ist u.a. das Übermitteln personenbezogener Daten als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke (z.B. Beantragung und Abrechnung von ESF-Mitteln) zulässig, soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle (Daten übermittelnde Person, Einrichtung oder Stelle) erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Datenübermittlung bzw. anderweitigen Verarbeitung oder Nutzung überwiegt. Da bei der Beantragung und Abrechnung von ESF-Mitteln die Daten empfangende Stelle keine eigenwirtschaftlichen Interessen an der Verwendung der Daten hat, sieht die L-Bank keinen Grund für ein Überwiegen des schutzwürdigen Interesses der Betroffenen.

 

31. Kann man Sachzuwendungen für MitarbeiterInnen bei der Abrechnung von ESF-Projekten zum Bruttolohn hinzurechnen? Oder müssen die Bruttolohn-Angaben um die Sachzuwendungen gekürzt werden ?
Zur Beantwortung dieser Frage ist das Besserstellungsverbot zu beachten. Hiernach dürfen die Beschäftigten im Projekt nicht besser gestellt werden als vergleichbare Bedienstete des Landes. Obergrenze ist in diesen Fällen das Vergütungssystem des Landes (seit 01.11.06 gilt der TV-L). Die Prüfung, ob die Bruttozahlung mit Sachzuwendungen über dem TV-L liegt, muss über das Jahresgesamtbrutto ermittelt werden. Übersteigt das Jahresgesamtbrutto die Summe, die im TV-L ermittelt wurde nicht, ist es zulässig, auch Sachzuwendungen als Teil des Gehalts anzugeben.

 

32. Ist es möglich, wenn in einem Projekt höhere Einnahmen als geplant eingehen, auch die Kosten im gleichen Umfang zu erhöhen (z.B. für Werbung oder Fortbildung?
Ja, dies ist möglich. Allerdings muss gewährleistet sein, dass die Finanzierung ausgeglichen bleibt und der ESF-Interventionssatz nicht erhöht wird. Wir empfehlen in einer solchen Situation einen Änderungsantrag zu stellen, wenn die Änderungen mehr als 20% der entsprechenden Kostenposition ausmachen.

 

33. Ist es innerhalb eines ESF-Projektes möglich, Leistungen an Teilnehmende anderer ESF-Projekte als Honorarmittel in Rechnung zu stellen?
Grundsätzlich kann jeder Endbegünstigte (= Teilnehmende) in einem ESF-Projekt nur einmal durch den ESF gefördert werden. Treten ESF-Projekte miteinander in Beziehung und soll das eine Projekt eine Leistung für die Teilnehmenden eines anderen Projektes erbringen, gibt es folgende Möglichkeiten:
1. die betroffenen Teilnehmenden wechseln für den Zeitraum der Leistungserbringung das Projekt. Hierbei kann das Projekt, welches die Leistung erbringt, ein Honorar gezahlt bekommen.
2. die Dienstleistung wird vom Träger des einen ESF-Projektes erbracht, aber nicht innerhalb des Projektes und nicht innerhalb der Projektarbeitszeit der Mitarbeiter/in. Daher sollte sich für diesen Zeitraum die Projektarbeitszeit reduzieren. Bei dieser Regelung bezahlt das ESF-Projekt, welches die Dienstleistung anfordert, für die Leistungserbringung. Diese Bezahlung darf nicht als Einnahme im ESF-Projekt verbucht werden, da sie außerhalb erbracht wurde.
3. Die Leistung wird unentgeltlich erbracht. Dies darf allerdings nicht in der Projektarbeitszeit geschehen. Es ist demnach eine freiwillige, wohlwollende Aktion.

 

34. Können bei einem Änderungsantrag bisher eingesetzte Eigenmittel komplett durch Erlöse ersetzt werden ?
Leider ist dies nicht möglich. Der „Ratgeber zur Abrechnung ESF-geförderter Projekte“ der L-Bank unterscheidet:
1. Eigenmittel müssen mindestens in geplanter Höhe eingebracht werden. Ist dies bei der Abrechnung nicht möglich, dann wird der Träger so gestellt, als ob er über den Betrag verfügt. Dies bedeutet in der Praxis, dass die nicht eingesetzten Eigenmittel bei der möglichen ESF-Finanzierung in Abzug gebracht werden.
2. Erlöse /Einnahmen, die aus dem Projekt erzielt wurden, müssen in voller Höhe zur Projektfinanzierung verwendet werden. Sind die Erlöse/ Einnahmen nicht eindeutig zu zuordnen, so müssen sie mittels nachvollziehbarer Verteilerschlüssel dem Projekt zugewiesen werden.

Fazit: Eigenmittel, die im Antrag angegeben wurden, müssen im Verwendungsnachweis in voller Höhe erscheinen. Sie können nicht durch eine Erhöhung der Erlöse ausgeglichen werden. Dies kann eher dazu führen, dass dem Träger der ESF-Anteil gemindert wird. Es empfiehlt sich demnach, bei der Angabe der Eigenmittel bei Antragstellung vorsichtig zu sein. Hier sollte eher die Möglichkeit eingeplant werden, im Verlauf des Projektes weitere Kofinanzierungsmittel (z.B. Erlöse) einzuwerben. Eigenmittel können bei Erstellung des Verwendungsnachweises noch eingestellt werden, wenn die Gewinnung anderer Kofi-Mitteln nicht möglich war. (Achtung: Änderungsantrag nötig!)